Detta är en tredelad serie om hur man implementerar tjänster inom Microsoft 365 på ett effektivt sätt och ökar nyttjandegraden samt acceptansgraden hos dom anställda.
I denna del beskriver vi problembilden, visionsarbetet och tillvägagångssätt.
Utmaning
Microsoft 365, Office 365, Office, Teams, Yammer. Listan kan göras lång på produkter och uttryck kring Microsoft’s kontorsnära produktkatalog, men är det verkligen självklart för vår organisation hur och när de ska använda vad?
Är vi säkra på att vi använder rätt begrepp när vi kommunicerar med organisationen, leverantörer eller tekniker och vad kan bli fel när vi har olika uppfattningar om produkterna?
När en anställd har skapat ett dokument är det då självklart om det ska laddas upp på SharePoint, Yammer, Teams kanal 1 eller Teams kanal 2 eller skickas ut som ett email? Hur gör nästa person som söker just denna information och vad gör vi med informationen när ingen längre vill ha den?
Det här är frågor som finns i de flesta större organisationer men som man ofta skjuter på framtiden då man har bråttom med att lansera nästa tjänst (Inte allt för sällan med ”hejarop” från en entusiastisk leverantör).
Man har många gånger sett att beslut av hur IT-miljön ska fungera har tagits i tekniksteget vilket ofta leder till att dom anställda har svårt att hinna anpassa sig och att ledningen blir missnöjd med IT-leveransen då den motställer sig deras vision.
Tillvägagångssätt
Vi på Molnbolaget börjar alltid med att göra en nulägesanalys som ger oss en tydlig överblick av miljön med alla fördelar, nackdelar och möjligheter.
Analysen måste sedan ställas mot visionen för att ta reda på vart vi ska och hur långt vi har kommit samt om någon del är på väg bort från visionen och måste justeras. Om vision saknas eller inte går att tolka till plattformen måste det åtgärdas i detta steg.
Vi bryter ofta isär analysen till sex stycken individuella spår som tillsammans skapar adoption av Microsoft 365.
- 1. Säkerhet
- 2. Samarbete
- 3. Kommunikation
- 4. Automation
- 5. Information
- 6. Produktivitet
Varje individuellt spår genomgår sedan ett analysarbete i 5 nivåer.
- 1. Vision
- 2. Strategi
- 3. Arkitektur
- 4. Teknik
- 5. Handlingsplan
Vision
Visionen är ofta redan framtagen och beskriver i vilken riktning ledningen vill att organisationen ska röra sig mot. Då Microsoft 365 är en central produkt i de flesta organisationerna som knyter ihop organisationen och berör de flesta anställda så kommer Microsoft 365 vara instrumentell i visionsarbetet.
Strategi
Strategin är en plan för hur man tolkar och implementerar visionen, den innehåller även tidsplan och prioritering. Strategin skapas när visionen ställs mot nulägesanalysen och är själva planen på hur man stänger gapet. Strategin har tydliga mätpunkter som visar vad som krävs för att klarmarkera ett område.
Arkitektur
Arkitekturen skall på en övergripande nivå realisera strategin och titta på produkter, licenser, priser och lösningar. Arkitekturen skall harmonisera med övriga implementationer och produktflora samtidigt som den följer vision och strategi.
Teknik
I teknikfasen så tittar man på vilka handgripliga åtgärder som behöver utföras och vilka konsekvenser detta kommer att medföra. Här lyssnar man även på input från piloter och anställda då man är närmare organisationen och kan se snabba vinster eller risker.
Handlingsplan
De fyra ovan nämnda områden tillsammans mynnar ut till en handlingsplan som förankras med strategin innan den implementeras enligt befintlig förändringsprocess.
Målet
Metodiken är till för att skapa en säker och stabil IT-miljö där de anställda kan känna sig trygga i att skapa, lagra och dela information. Leveransen blir även förutsägbar och lättare att budgetera då strategin styr när implementation sker. Lägre kostnader och snabbare ”time to market” då arkitekter inte sitter upptagna med problemlösning.
Har du frågor kring implementation, adoption eller governance? Tveka inte på att kontakta oss!
