Det här är en tredelad serie om hur man implementerar tjänster inom Microsoft 365 på ett effektivt sätt och ökar nyttjandegraden och acceptansgraden hos dom anställda.
Här kommer del 2 där vi beskriver vårt tankesätt kring kommunikation och marknadsföring.
Stå i rutan!
I humorserien Kvarteret Skatan skämtar man friskt om hur systemadministratören tvingar de anställda att stå i en ruta för att få support. Detta är inte en helt osann bild som många har av IT-organisationen på det företaget som man jobbar på.
I sketchen är det ganska uppenbart vad problemet är men verkligheten är inte lika enkel.
Det är inte ovanligt att IT köper in system som användarna ska anpassa sig efter och därigenom bara förstå och kunna.
I vissa fall är det fel på systemet eller konfigurationen, i andra fall fel på utbildningen och kommunikation. Det sistnämnda är något som jag ofta ser får låg prioritet och i vissa fall helt bortglömt i IT-projekt eller förvaltning, det är också det som skapar störst frustration hos användarna.
Vikten av marknadsföring
När man investerar stort i ett projekt vill man få maximal utväxling i form av nyttjande och nöjdhet.
För att nå detta måste man självklart ha en bra produkt, men sen måste det kommuniceras till organisationen för att undvika missnöje. Ett email kan var skillnaden mellan nöjdhet och missnöje.
Ofta finns det redan en etablerad kommunikationsprocess i organisationerna som är viktig att följa, men det går även att nå ut på flera sätt.
Jag ser det som tre olika marknadsföringsströmmar, nämligen ”riktad information”, ”öppen information” och ”Communitys”.
-
• Riktad information
Med riktad information styr vi information till personer som vi har identifierat är i behov av informationen. De kanalerna som man kan använda är bland annat E-post, workshops eller meddelanden i Teamskanaler. Denna informationstyp är kraftfull om man har gjort ett bra jobb att identifiera personerna som ska få informationen annars blir det spam och faller ganska platt.
-
• Öppen Information
Öppen information är fritt tillgänglig för alla och kan finnas på intranät eller vara en ”town hall”.
Öppen information lägger stort ansvar på mottagaren och det är svårt att få önskat utfall utan att följa upp med riktad information.
-
• Community
Microsoft trycker väldigt hårt på att använda sig av champions för att sprida ordet av Microsoft 365.
Enligt mig är champions något som är ganska svårt att få önskat resultat av i ett nordiskt företag, men jag ser att man kan ersätta uttalade champions med dedikerade forum i Teams eller Yammer.
Det som är bra med ett Community är att information inte behöver vara lika officiell och kan nå många snabbt.
Inkommande information
Det är även viktigt att man hittar ett fungerande forum för att lyssna på organisationen.
Här är samma avvägning i hur vi lyssnar utan att bli överösta av brus, saker jag har sett som funkar med gott resultat är att man kräver en motprestation, varje idé eller förslag måste uppfylla vissa kriterier innan det hanteras. Det kan åstadkommas via ett frågeformulär eller en checklista.
Vinsten
Den snabbaste vinsten jag märker när IT börjar jobba kommunikativt är en större acceptans från organisationen.
Tar vi som exempel att en tjänst hos Microsoft har störningar och vi kommunicerar detta med användarna så kommer de till en större grad acceptera störningen än om vi inte meddelar dem om den överhuvudtaget. Om uppdateringarna kommer via samma kanaler som relevant information så kommer hela organisationen att känna sig trygg i att IT-organisationen förvaltar plattformen på ett tryggt sätt.
Med denna trygghet kan vi fokusera på att leverera så bra tjänster som möjligt istället för att hantera missförstånd.
Har du frågor kring implementation, adoption eller governance? Tveka inte på att kontakta oss!
